在會(huì )展業(yè)日新月異的今天，面對激烈的市場(chǎng)競爭，和有經(jīng)驗展會(huì )的提升與發(fā)展，作為展覽會(huì )的籌備者，能否做好參展商的服務(wù)工作，維系好與參展商的客戶(hù)關(guān)系，是展會(huì )提升、發(fā)展的重要因素。

       那參展商與展會(huì )之間的關(guān)系是怎樣的?如何力口強兩者間的交流和溝通，達到更加的狀態(tài)呢?

       展會(huì ) 千里之行 始于展商

       贏(yíng)得參展商的參與是展會(huì )成功的開(kāi)始

       展覽會(huì )的籌備者要贏(yíng)得參展商，首先要使參展商了解展會(huì )的概念及目的。這就意味著(zhù)展覽會(huì )要通過(guò)宣傳、廣告及銷(xiāo)售渠道，將展會(huì )的信息傳遞給企業(yè)，以推廣自己的展會(huì )。

       籌備有經(jīng)驗展會(huì )的目的是為了滿(mǎn)足參展企業(yè)的貿易需求。企業(yè)決定參展，是認為參加展會(huì )能為企業(yè)帶來(lái)價(jià)值，能滿(mǎn)足他們宣傳企業(yè)產(chǎn)品，樹(shù)立企業(yè)形象、促進(jìn)貿易等需求。參展商的參展是展覽會(huì )取得成功的關(guān)鍵，有了參展企業(yè)的參展，主辦單位的價(jià)值才得以體現。主辦單位舉辦展覽會(huì )的主要收益來(lái)自于參展企業(yè)的展位費。因此．主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的。如何來(lái)保證這一“傳遞”，就要依賴(lài)于展會(huì )是否遵循著(zhù)一個(gè)優(yōu)異的、可行的價(jià)值交付系統——這個(gè)系統就是，展會(huì )應不僅能夠向參展商提供一種他們認為能帶來(lái)價(jià)值的產(chǎn)品及服務(wù)，而且能夠降低參展商的貿易成本。具體表現為：參展商能在展覽會(huì )上結識新客戶(hù)，擴大貿易合作關(guān)系，增加貿易量；或者通過(guò)參展樹(shù)立了企業(yè)形象，宣傳了企業(yè)產(chǎn)品，擴大了品牌知名度等。當企業(yè)認為參加展覽會(huì )，可以實(shí)現以上價(jià)值時(shí)，他們就會(huì )報名參展，成為參展商。

       服務(wù) 惟展商是瞻

       做好參展商的籌備、服務(wù)工作是展會(huì )成功的關(guān)鍵

       參展商報名參展，主辦單位與參展商的合作就開(kāi)始了。作為主辦單位，應向參展商提供一系列有經(jīng)驗、周到的服務(wù)。

       首先，應了解參展商的參展需求、企業(yè)產(chǎn)品的定位、尋求合作的貿易方式、尋求貿易對象的類(lèi)別等。只有一體的了解了參展商的需求，才能對他們做好有目標的服務(wù)。廣大參展商尋求的目標客戶(hù)對象的集合，形成了大會(huì )有經(jīng)驗觀(guān)眾組成的基礎。將參展商與有經(jīng)驗觀(guān)眾有針對性的結合在一起，使他們在展會(huì )這個(gè)平臺上達成貿易交流、合作協(xié)議、以及后續長(cháng)期的合作，就達到了展會(huì )的真實(shí)目的。

       在展商報名的同時(shí)，用填寫(xiě)表格的形式，了解他們的參展需求及其相關(guān)信息，是我們做好展會(huì )籌備期相關(guān)工作的依據；了解參展企業(yè)的產(chǎn)品定位及結構，將他們安排在不同的展區，可體現展會(huì )的有經(jīng)驗性，同時(shí)還可以方便有經(jīng)驗觀(guān)眾查找；了解參展企業(yè)的品牌實(shí)力、合作需求，可以有目標的為他們尋求目標對象。同時(shí)，參展商的這些信息也可以作為展會(huì )招商的依據。

       根據展會(huì )的定位、參展商的分類(lèi)情況有針對性的籌備有經(jīng)驗觀(guān)眾。展會(huì )有了參展商，根據他們的需求籌備觀(guān)眾，這是一個(gè)有經(jīng)驗展會(huì )成功舉辦的重要工作。可以通過(guò)多種方式做好有經(jīng)驗觀(guān)眾的籌備工作，如：通過(guò)各類(lèi)展會(huì )的宣傳、廣告、網(wǎng)站等。我們用邀請函邀請，通過(guò)商業(yè)機構有籌備的邀請，通過(guò)參展商邀請他們的客戶(hù)等方式。

       對于展會(huì )，參展商和觀(guān)眾是同時(shí)存在，互相依托的。展會(huì )有了具有實(shí)力的參展商，能帶來(lái)有價(jià)值、有創(chuàng )新概念的新產(chǎn)品，就能吸引有價(jià)值的觀(guān)眾。參展商和觀(guān)眾的同時(shí)到來(lái)，就是有經(jīng)驗展會(huì )成功的基礎。一個(gè)展會(huì )，參展商與有經(jīng)驗觀(guān)眾的數量及質(zhì)量是體現其展會(huì )品牌實(shí)力的重要依據。

       參展商面對參展會(huì )遇到許多實(shí)際問(wèn)題，如：了解場(chǎng)館環(huán)境、層位尺寸及結構、展位設計、展品運輸、現場(chǎng)搭建；形象宣傳、現場(chǎng)廣告、展期活動(dòng)安排、工作人員吃、住、行等具體問(wèn)題。作為主辦單位應向參展商提供盡量細致、周到的服務(wù)。對于每一個(gè)細小的參展環(huán)節，應先做出工作方案，并及時(shí)提供給參展商，使他們得到大會(huì )直接的有經(jīng)驗服務(wù)。

       除了建立客戶(hù)聯(lián)系，推廣企業(yè)產(chǎn)品，了解行業(yè)的流行趨勢，得到相關(guān)的信息咨詢(xún)，通常也是參展商的參展目的。所以，從有經(jīng)驗或行業(yè)的角度，邀請國內外同行相關(guān)人士，進(jìn)行講座，咨詢(xún)服務(wù)，也是做好展會(huì )綜合服務(wù)的一部分。

       大會(huì )現場(chǎng)效率高、系列的服務(wù)，是展會(huì )籌備工作中的重要環(huán)節。在展期短短的幾天里，各類(lèi)相關(guān)人士的集合、各類(lèi)活動(dòng)的集合、時(shí)間的限定等使各項籌備工作的效率顯得至關(guān)重要。現場(chǎng)的服務(wù)工作直接、具體、綜合。面對如此復雜的服務(wù)工作首先應做好情況的分析，做出解決的工作方案。對工作人員做好培訓，使其能提供優(yōu)異、快捷的服務(wù)。應要求工作人員每天對參展商進(jìn)行巡查，在了解貿易成交情況的同時(shí)，為他們解決一些細小的問(wèn)題。

       總之，對參展商的服務(wù)千頭萬(wàn)緒，做出總體的工作方案是萬(wàn)事之本。提高工作人員的綜合素質(zhì)，是做好服務(wù)工作的保證。

       發(fā)展攜手才能共進(jìn)

       與參展商建立長(cháng)期的合作關(guān)系是展會(huì )發(fā)展的根本

       參展商希望通過(guò)展會(huì )得到更多的服務(wù)，帶來(lái)更多的價(jià)值，以滿(mǎn)足他們的需求。這也督促主辦單位不斷進(jìn)取，不斷改進(jìn)工作。隨著(zhù)展會(huì )水平的提升，參展商越來(lái)越不能接受用展位費來(lái)?yè)Q取短期的經(jīng)濟利益，他們希望能得到長(cháng)期的服務(wù)，長(cháng)期的綜合利益。因此，主辦單位與參展商之間建立長(cháng)期的合作關(guān)系是趨勢所在，是滿(mǎn)足雙方利益的需要。

       保證長(cháng)期的合作關(guān)系，有利于主辦單位與參展商的共贏(yíng)。參展商的目的通過(guò)展會(huì )來(lái)實(shí)現，展會(huì )及時(shí)了解參展商的需求變化，來(lái)調整大會(huì )的定位，這就形成了合作的良性循環(huán)。有經(jīng)驗的展會(huì )應與參展商保持一種三至五年或更長(cháng)的合作關(guān)系。應隨時(shí)保持與參展商溝通，了解他們參展的需求變化，了解他們的產(chǎn)品結構變化，以及企業(yè)人士、構架等變化，取得他們的長(cháng)期信任。總之，通過(guò)多種方式的溝通，不斷尋求增進(jìn)相互關(guān)系的辦法。

       要成功建立長(cháng)期的合作伙伴關(guān)系并不像展會(huì )初期銷(xiāo)售展位那么簡(jiǎn)單，要在更多方面滿(mǎn)足參展商的各種需求，幫助他們去解決各種問(wèn)題。作為主辦單位還能為參展商做些什么呢?我認為，首先可以多方面的了解參展商的參展想法，向他們提出更多的參展建議，尊重他們的各種意見(jiàn)、建議。可以成立參展商的聯(lián)合會(huì )，為了大會(huì )的共同發(fā)展與主辦單位共同決定展會(huì )發(fā)展中的重大問(wèn)題；集思廣益的探討成功辦展的新舉措；從參展商的利益出發(fā)，除了幫助他們增加經(jīng)濟利潤，還應幫助他們節省參展開(kāi)支。因此，主辦單位理解、滿(mǎn)足參展商的各種參展期望，是維系參展商長(cháng)期合作關(guān)系的根本。

       總之，有經(jīng)驗展會(huì )的成功，離不開(kāi)參展商、有經(jīng)驗觀(guān)眾的參與；品牌展會(huì )的提升、發(fā)展，更離不開(kāi)參展商、有經(jīng)驗觀(guān)眾的長(cháng)期支持。